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项目组成员中有一名专职的文件管理员,其主要职责之一是负责项目组的文件收发和保管。
项目组成员中有一名专职的文件管理员,其主要职责之一是负责项目组的文件收发和保管。
资格题库
2022-08-02
58
问题
项目组成员中有一名专职的文件管理员,其主要职责之一是负责项目组的文件收发和保管。针对于文件收发环节,以下叙述不正确的是( )。A.电子版文件可通过授权系统来控制收发B.对于纸制文件可以采用编号、盖章等方法控制文件的有效性C.发给客户的文件可以不进行文件回收管理D.对现场使用的外来文件可不进行文件收发管理
选项
A.电子版文件可通过授权系统来控制收发
B.对于纸制文件可以采用编号、盖章等方法控制文件的有效性
C.发给客户的文件可以不进行文件回收管理
D.对现场使用的外来文件可不进行文件收发管理
答案
D
解析
文档管理的方法属于沟通管理范畴。企业的各个项目应该基本采取统一格式记录信息以及进行传递。企业的项目管理部门应该总结或借鉴一些好的模板进行共享,这样有助于信息格式标准化,以免引起不必要的混乱。
对于不同层次的项目干系人,应规定不同的信息格式。信息也是层层分解的。信息的详略程度不同,信息的报送格式也不同。负责项目组的文件收发和保管文件管理员的控制方法也有所不同。“C.发给客户的文件可以不进行文件回收管理”是正确的。
不同信息的收集和文档归档的结构等也都会有所不同。应根据企业的管理需要和项目周期的特点,界定项目当中会产生哪些信息,来自于内部哪个部门,以何介质出现,可能的频度,对于新旧版本如何管理,编号规则,如何向相关人员(包括项目成员和与项目有关的部门)传递,如何进行信息归档、设定秘级、无用信息的处理,外部接收到的文件如何归档和使用等。“A.电子版文件可通过授权系统来控制收发”无疑是正确的。
此处可参考IS09000中对文件和质量记录管理的规定来进行判断。文件发布前要得到批准,必要时对文件进行评审与更新,并再次批准(“B.对于纸制文件可以采用编号、盖章等方法控制文件的有效性”也是正确的),确保外来文件得到识别,并控制其分发,规定记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制等(可见“D.对现场使用的外来文件可不进行文件收发管理”时错误的)。有些信息可以通过口头来传递,但重要的信息都要以文档方式加以记录,记录中要有记录时间、记录入的信息。
故D是正确答案。
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高级信息系统项目管理师题库软件水平考试初中高级分类
高级信息系统项目管理师
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